DRK KV Bad Segeberg senkt Verwaltungskosten

Bad Segeberg (EB) – Vereine und Verbände müssen Kosten sparen, effizienter werden, ihren Verwaltungsaufwand senken – diese Forderungen tauchen in Zeiten knapper Kassen immer öfter auf.
Dem DRK Kreisverband Segeberg e. V. in Schleswig-Holstein ist es mithilfe einer kompletten Neuorganisation seines EDV-Systems durch die Vater Unternehmensgruppe gelungen, seine Verwaltungskosten um über 2 % zu senken. Das entspricht einer Einsparung von fast 60.000 Euro, wobei die Effizienzsteigerungen des Personals noch nicht eingerechnet sind.

Der Verein mit 600 Mitarbeitern und 25 Millionen Euro Umsatz p. a. kämpfte vor der Umstellung vor allem mit organisatorischen Problemen. Auf 19 Standorte verteilt griffen die 45 Arbeitsstationen auf verschiedene lokale Server zu, erschwert wurde die Arbeit zusätzlich durch fünf unterschiedliche Betriebssysteme. Eine zentrale Datenhaltung oder eine Sicherung der lokalen Daten war so nicht möglich.

Stefan Gerke, Vorstand des DRK im Kreis Segeberg, wusste um die hohen Kosten, die durch das veraltete EDV-System verursacht wurden: „Die Neuorganisation des Netzwerks war unbedingt nötig. Es musste um einiges wirtschaftlicher werden, denn die Informationsbeschaffung war zu teuer und viel zu zeitaufwendig.“

Durch die „Inselstrukturen“ konnten z. B. Daten von bestimmten Standorten aus nicht per E-Mail verschickt werden, da nicht alle Standorte über einen Internetzugang verfügten. Also musste noch viel gefaxt oder mit der Hand abgeschrieben und von Mitarbeitern in der Zentrale in Bad Segeberg wieder manuell ins System eingepflegt werden.

Ein weiteres großes Problem war die Verfügbarkeit aller Daten – Mitarbeiter, die an verschiedenen Standorten tätig waren, hatten oftmals nur unvollständige oder veraltete Informationen zur Hand.

Der DRK-Kreisverband Segeberg holte sich Hilfe bei der Vater Unternehmensgruppe, einem IT-Dienstleister aus Kiel. „Bekannt war uns die Vater Unternehmensgruppe durch ein Projekt mit der HSH Nordbank. Das war eine gute Referenz und wir erarbeiteten gemeinsam ein Konzept, wie wir das Netzwerk zukünftig gestalten wollen“, berichtet Gerke.

Man entschied sich für ein Citrix-System, also ein Rechenzentrum mit zentraler Datenhaltung, E-Mail-Lösung und Firewall. Eine wichtige Rolle bei der Entscheidung spielten auch die zu erwartenden geringen Administrationskosten im laufenden Betrieb.

Im ersten Schritt wurde an einem Hauptstandort das zentrale Rechenzentrum eingerichtet. Nachdem dessen Funktionsfähigkeit gewährleistet war, wurden die PC-Arbeitsplätze der 19 Standorte mit dem Rechenzentrum verbunden. Erst in einem zweiten Schritt wurden die PC-Arbeitsplätze an den Standorten sukzessiv durch moderne, wartungsarme Thin-Clients ersetzt. Heute verbinden sich bereits 75 Arbeitsplätze an inzwischen 23 Standorten mit den zentralen Serversystemen – Tendenz steigend.

Das Ergebnis: Die Reorganisation und Straffung brachte mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit. „Dienstpläne können jetzt mit allen Standorten koordiniert werden, Ausfallzeiten fallen weg und wir haben eine höhere Auslastung unserer Einrichtungen erreicht. Die Vergleichbarkeit der Standorte in puncto Produkte und Service konnte erheblich verbessert werden“, zieht Stefan Gerke Bilanz.

Auch für die Mitarbeiter bringt das neue System Vorteile: Flexibles Arbeiten wird auch von zu Hause aus durch eine sogenannte Remote-Einwahl mit dem Notebook möglich. Mit der Einführung einer zentralen MDA-Lösung (Mobile Digital Assistant) zur Erfassung von Pflegedaten direkt beim Patienten spart der Mitarbeiter zusätzlich Zeit in der Verwaltung.

Besonders erfreulich: Die Kosten für Anschaffung und Installation des neuen IT-Systems werden sich voraussichtlich in den nächsten zwölf Monaten amortisieren. Durch die externe Vergabe der IT-Betreuung fällt zudem für die Mitarbeiter noch weniger Verwaltungsarbeit an – und damit haben sie mehr Zeit für ihre Patienten.

(16.07.2008)